ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษ ( Paperless Work ) ในยุค 4.0

เป็นที่ทราบดีอยู่แล้วว่าปัจจุบันเราเข้าสู่สังคมยุคที่เรียกว่า ยุค 4.0 (4.0 Era) ซึ่งโดยนิยามหมายถึงการทำงานในลักษณะของ Smart Automation เราสามารถจัดการงานต่างๆ บนปลายนิ้ว ตัวอย่างที่ใกล้ตัว เช่น การทำธุรกรรมทางการเงินผ่านทาง Mobile Banking การสั่งซื้อสินค้าทาง Online หรือ การจัดการกับอุปกรณ์ต่างๆ ผ่านทาง Mobile Application เป็นต้น

วิวัฒนาการจากยุค 1.0 ถึง 4.0

ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษ ( Paperless Work ) ในยุค 4.0

จะเห็นว่า การทำงานในยุค 4.0 เป็นยุคของการทำงานโดยไม่มีกระดาษ ( Paperless Work ) โดยเปลี่ยนเป็นการใช้ Electronic Request ผ่านทางคอมพิวเตอร์ หรือ อุปกรณ์ Smart Device ต่างๆ บนเครือข่ายที่มีความเร็วสูง เราสามารถทำธุรกรรมการเงินโดยไม่จำเป็นต้องกรอกเอกสารกระดาษ เราขายสินค้าได้โดยไม่ต้องทำ Catalog หรือ Brochure ที่เป็นกระดาษ หรือแม้กระทั่งในการยื่นภาษีปัจจุบันยังเป็นรูปแบบอิเล็คโทรนิค การยื่นแบบ หรือ เอกสารประกอบก็ส่งในรูปแบบ Paperless เป็นต้น

นิยามของคำว่า Paperless จาก Wikipedia

ก่อนที่จะกล่าวถึงการทำงานในรูปแบบไร้กระดาษ ( Paperless ) ผมขออ้างอิงนิยามระบบการทำงาน ไร้กระดาษ จาก Wikipedia ดังนี้

“A paperless office (or paper-free office) is a work environment in which the use of paper is eliminated or greatly reduced. This is done by converting documents and other papers into digital form, a process known as digitization. Proponents claim that "going paperless" can save money, boost productivity, save space, make documentation and information sharing easier, keep personal information more secure, and help the environment.”

“สำนักงานไร้กระดาษ (หรือ สำนักงานปราศจากกระดาษ) เป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่ตัดการใช้ หรือ ลดการใช้กระดาษ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการแปลงเอกสารในรูปแบบกระดาษเป็นในรูปแบบดิจิทัล และ ผ่านการดำเนินการในรูปแบบดิจิทัล การไปสู่สำนักงานไร้กระดาษจะช่วยให้ประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประหยัดพื้นที่จัดเก็บ ทั้งยังสามารถทำให้การแชร์ข้อมูลและเอกสารง่ายขึ้น รวมถึงการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ปลอดภัยขึ้น ทั้งยังช่วยเรื่องการรักษาสิ่งแวดล้อมด้วย”

ที่มา https://en.wikipedia.org/wiki/Paperless_office

กระบวนการทำงาน (Work Process)

ก่อนอื่นลองมาดูกระบวนการทำงาน (Work Process) ของหน่วยงานต่างๆ หรือ บริษัททั่วไป ไม่ว่าจะเป็นเรื่องใดก็ตาม เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การจัดการผลิต การจัดการขาย การจัดการด้านการเบิกจ่าย เป็นต้น และไม่ว่าจะเป็นกระบวนการที่ดำเนินการด้วยกระดาษ (Paper-based Process) หรือ กระบวนการไร้กระดาษ ( Paperless Process ) ก็ย่อมต้องมีขั้นตอนเหล่านี้ทั้งสิ้น เพียงแต่วิธีการในการดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ จะไม่เหมือนกัน

ก้าวสู่ การทำงานไร้กระดาษ ( Paperless Work ) ในยุค 4.0

ขั้นตอนที่ 1 : การจัดทำคำขอ (Request)
เป็นการสร้างข้อมูลสำหรับเริ่มกระบวนการ เช่น กรอกแบบฟอร์มใบคำขอ หรือ การพิมพ์ใบคำขอต่อต่างๆ ในเครื่องแต่พิมพ์ออกมา หรือ เป็นกระบวนการกรอกแบบออนไลน์ผ่าน E-Form เช่น การทำเรื่องขออนุมัติเบิกค่าใช้จ่าย การขออนุมัติลา การขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2 : การตรวจสอบ และ อนุมัติ (Review and Approve)
เป็นขั้นตอนการตรวจสอบว่าข้อมูลที่ให้ดำเนินการจัดเตรียมมาถูกต้องหรือไม่ มีข้อมูลประกอบ หรือ ต้องเพิ่มข้อมูลในขั้นตอนอื่นๆ และถ้าต้องมีการอนุมัติก็ส่งไปให้ผู้ที่มีอำนาจลงนามลงนามก่อนดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 3 : การดำเนินการตามคำขอ (Action)
เมื่อได้รับอนุมัติแล้วผู้ที่ได้รับมอบหมายก็จะนำสิ่งนั้นไปดำเนินการ เช่น ถ้าเป็นการจัดซื้อจัดจ้างก็จัดทำใบจัดซื้อ หรือถ้าเป็นการขอเบิกจ่ายก็ทำการจ่ายเงินโดยการโอนเงิน หรือ จัดทำเช็คสั่งจ่าย เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 4 : การจัดเก็บข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน (Store)
รายละเอียดของการดำเนินการตั้งแต่การร้องขอไปจนกระทั่งถึงการดำเนินการขั้นสุดท้าย ก็จำเป็นต้องถูกจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน เพื่อตรวจสอบต่อไป

ตารางเปรียบเทียบการทำงานด้วยกระดาษ (Paper-based) หรือ การทำงานแบบไร้กระดาษ ( Paperless )

ขั้นตอน ระบบการทำงานด้วยกระดาษ (Paper-based) ระบบการทำงานไร้เอกสาร ( Paperless )
ขั้นตอนแรก การสร้างคำขอ (Request) 1. กรอกแบบฟอร์มคำขอด้วยมือ
2. กรอกแบบฟอร์มโดยคอมพิวเตอร์และพิมพ์ออกมา
3. พิมพ์ใบคำขอในรูปแบบบันทึก หรือ จดหมาย
1. กรอกแบบฟอร์มออนไลน์จากคอมพิวเตอร์ หรือ Smart Device
ขั้นตอนที่ 2 การตรวจสอบและอนุมัติ (Review and Approve) 1. หาข้อมูลประกอบในรูปแบบเอกสารแนบไป
2. ต้องส่งเอกสารคำร้องขอ (Request) ไปให้ผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติถึงมือ เพื่อลงนามอนุมัติด้วยปากกา
1. ดึงข้อมูลประกอบจากระบบที่เกี่ยวข้องอัตโนมัติ
2. ขั้นตอนการตรวจสอบอาจจะไม่มีหรือลดลงเนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์จะตรวจสอบให้อัตโนมัติ
3. แนบเอกสารประกอบในรูปแบบ Soft File
4. ผู้ตรวจสอบหรืออนุมัติ สามารถดำเนินการผ่านออนไลน์ ผ่านทางคอมพิวเตอร์ หรือ Smart Device
ขั้นตอนที่ 3 การดำเนินการตามคำขอ (Action) 1. ดำเนินการตามที่ได้ร้องขอ (Request) และ อนุมัติ (Approve)
2. เมื่อดำเนินการเสร็จอาจมีการบันทึกข้อมูลในเอกสาร
1. ดำเนินการที่ได้รับการร้องขอ (Request) และ อนุมัติ (Approve) โดยในปัจจุบันอาจจมีระบบอัตโนมัติ เช่น AI มาช่วย
2. เมื่อดำเนินการเสร็จการบันทึกข้อมูลต่างๆ จะทำแบบอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องบันทึกในเอกสารที่เป็นกระดาษ
ขั้นตอนที่ 4 การจัดเก็บข้อมูลไว้ เป็นหลักฐาน (Store) 1. เก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสาร และ มักจะมีการทำสำเนาเอกสารจำนวนมาก
2. การค้นหาข้อมูลเพื่อตรวจสอบภายหลังต้องค้นหาจากกระดาษเท่านั้น บางครั้งอาจจะต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลที่ได้ดำเนินการไปแล้วเป็นเวลานาน
3. มีความเสี่ยงเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลและการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล
1. จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล มีระบบการจัดหมวดหมู่ (Taxonomy) ที่เป็นระบบ
2. มีระบบการค้นหาข้อมูลที่สามารถทำให้การค้นหาข้อมูลต่างๆ ทำได้รวดเร็วไม่กี่วินาที
3. มีการเข้าถึงข้อมูล (Permission Control) และระบบการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล (Audit Log)
ในครั้งหน้าจะมาดูกันว่าการจะจัดทำระบบการทำงานไร้กระดาษ (Paperless Process) มีขั้นตอนอย่างไร และ เทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับ ระบบงานไร้กระดาษ (Paperless Process) มีอะไรบ้าง