คุณเคยสงสัยไหมว่า ทำไมงบประมาณองค์กรถึงรั่วไหล หรือทำไมใบสั่งซื้อ 1 ใบถึงใช้เวลาอนุมัตินานเป็นสัปดาห์? ปัญหานี้มักเริ่มจากการอนุมัติที่ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน เอกสารค้างบนโต๊ะ และไม่มีคนคอยตรวจเช็กตัวเลข โดยเฉพาะระบบจัดซื้อจัดจ้างโรงงานที่ต้องคุมสต็อกวัตถุดิบและอะไหล่จำนวนมาก บทความนี้จะมาพูดถึงข้อมูลเกี่ยวกับระบบจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่หลักการทำงาน ฟีเจอร์ ประเภท รวมถึงข้อควรรู้หากคุณจะเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์
ระบบจัดซื้อจัดจ้าง คือ ระบบบริหารการทำงานภายในองค์กรที่ช่วยจัดการการซื้อสินค้า วัตถุดิบ หรือบริการต่าง ๆ ให้ตรงตามความต้องการของแต่ละแผนก ครอบคลุมตั้งแต่การแจ้งความต้องการ การตรวจเช็กงบประมาณ การเลือกผู้ขาย การออก ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ไปจนถึงการตรวจรับสินค้าและส่งเรื่องเบิกจ่าย เพื่อให้องค์กรได้ของที่มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม และมีหลักฐานตรวจสอบการทำงานทุกขั้นตอน
ระบบการจัดซื้อจัดจ้างประกอบด้วย 6 ขั้นตอนหลัก ที่จะช่วยสร้างมาตรฐานในการจัดหาสินค้าและบริการให้แก่ทุกฝ่ายภายในองค์กร ดังนี้
เริ่มต้นจากพนักงานหรือแผนกต่าง ๆ ยื่นเรื่องขออนุมัติซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อนำมาใช้ในบริษัท โดยกรอกข้อมูลความต้องการลงในแบบฟอร์ม จากนั้นระบบจะส่งเอกสารไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติตามลำดับขั้นเพื่อตรวจสอบความเหมาะสม
เมื่อพนักงานส่งใบขอซื้อมาถึงผู้อนุมัติแล้ว ระบบจะนำข้อมูลตัวเลขงบประมาณของแผนกนั้น ๆ มาแสดงผลทันที เพื่อให้ผู้อนุมัติตรวจเช็กว่าการขอซื้อครั้งนี้เกินกว่างบที่วางไว้หรือไม่ จากนั้นจึงลงนามอนุมัติเพื่อดำเนินงานในขั้นตอนถัดไป
ฝ่ายจัดซื้อจะนำรายการสินค้าที่ผ่านการอนุมัติไปติดต่อสอบถามราคาจากคู่ค้าหรือประกาศรับเอกสารเสนอราคาจากผู้ขายหลาย ๆ ราย เพื่อนำข้อมูลเกี่ยวกับราคา คุณสมบัติสินค้า ระยะเวลาจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงินมาเปรียบเทียบเพื่อหาตัวเลือกที่คุ้มค่าที่สุด
หลังจากเลือกผู้ขายได้แล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะออกเอกสารยืนยันสั่งซื้อส่งไปให้ผู้ขาย โดยเอกสารนี้จะระบุรายละเอียดของสินค้า จำนวน ราคา วันที่ต้องจัดส่ง และสถานที่ส่งมอบ เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายระหว่าง 2 ฝ่าย
เมื่อตกลงการซื้อขายกันแล้ว ฝ่ายคลังสินค้าหรือผู้รับผิดชอบจะเข้ามาตรวจเช็กจำนวนและความถูกต้องของสินค้ากับเอกสารส่งของ หากพบว่าสินค้าชำรุดเสียหายหรือไม่ตรงตามข้อกำหนด ระบบจะบันทึกเรื่องเพื่อแจ้งแก้ไขกับผู้ขายทันที
สำหรับขั้นตอนสุดท้าย ฝ่ายบัญชีและการเงินจะนำใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับสินค้า และใบแจ้งหนี้จากผู้ขายมาตรวจสอบความถูกต้องให้ตรงกันทั้ง 3 ฉบับ ก่อนจะอนุมัติจ่ายเงินตามรอบการชำระเงินที่กำหนดไว้
ฟีเจอร์การทำงานของระบบจัดซื้อจัดจ้างโดยทั่วไปจะต้องช่วยให้กระบวนการจัดซื้อราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยฟีเจอร์หลักที่องค์กรควรมี มีดังนี้
เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษและพนักงานในบริษัทเป็นหลัก โดยเริ่มจากพนักงานกรอกแบบฟอร์มขอซื้อ (PR) เดินส่งเอกสารข้ามแผนกเพื่อขออนุมัติด้วยลายเซ็นจริง จากนั้นจึงออกใบสั่งซื้อ (PO) ส่งแฟกซ์หรืออีเมลไปยังผู้ขาย และตรวจรับสินค้าด้วยการเช็กเอกสารหน้างาน โดยทั่วไปมักเจอปัญหากระบวนการล่าช้า กรอกข้อมูลผิดพลาด ติดตามสถานะหรือตรวจสอบงบประมาณย้อนหลังยาก
เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างที่นำเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์บนระบบ Cloud เข้ามาเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลแบบไร้กระดาษ (Paperless) โดยเริ่มจากพนักงานสร้างไฟล์เอกสาร ส่งต่อสายอนุมัติ ตรวจสอบงบประมาณ และให้ผู้มีอำนาจอนุมัติงานผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ทันที มีระบบเปรียบเทียบราคาอัตโนมัติ ช่วยจัดเก็บข้อมูลคู่ค้าอย่างเป็นระบบ อีกทั้งเชื่อมต่อกับระบบ ERP หรือระบบบัญชีเพื่อตรวจเช็กเอกสาร 3-Way Matching ได้อย่างรวดเร็วและลดต้นทุนการดำเนินงานในระยะยาว
แม้ว่าระบบจัดซื้อจัดจ้างทั้งแบบดั้งเดิมและแบบออนไลน์จะช่วยอำนวยความสะดวกในการซื้อของให้องค์กรเหมือนกัน แต่ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์มีจุดที่เหนือกว่าระบบดั้งเดิมพอสมควร และนี่คือความแตกต่างของทั้ง 2 ระบบที่คุณควรรู้ก่อนตัดสินใจใช้งาน
ข้อมูล | ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิม | ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบออนไลน์ |
ผู้รับผิดชอบหลักในการทำงาน | พนักงานคีย์ข้อมูล เดินส่งเอกสาร คอยโทรตามงาน | ใช้โปรแกรมและซอฟต์แวร์ประมวลผล โดยมีพนักงานคอยตรวจสอบ |
กระบวนการทำงาน | ใช้กระดาษหรือไฟล์สเปรดชีตแยกกัน ส่งต่อเอกสารข้ามแผนก | ทำงานบนระบบดิจิทัลทั้งหมด เอกสารรันผ่านระบบตามลำดับโดยอัตโนมัติ |
ระยะเวลาอนุมัติ | ใช้เวลานาน ต้องรอเซ็นเอกสารทีละคน หากผู้มีอำนาจไม่อยู่ งานจะหยุดชะงักทันที | อนุมัติสั่งซื้อผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที ทุกที่ ทุกเวลา |
ความแม่นยำของข้อมูล | มีโอกาสผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ หรือเอกสารสูญหาย | ข้อมูลถูกต้อง แม่นยำ ดึงราคากลางและประวัติการสั่งซื้อมาใช้ได้ทันที |
การติดตามสถานะ | ตรวจสอบยาก ต้องคอยโทรตามหรือเดินถามเป็นรายแผนก | เช็กสถานะของเอกสารได้แบบเรียลไทม์ เห็นเลยว่าติดปัญหาตรงไหน |
การตรวจสอบงบประมาณ | รู้ตัวเลขช้า รู้ว่าเกินงบตอนสรุปยอดบัญชีช่วงสิ้นเดือน | ควบคุมงบประมาณได้ทันที โดยระบบจะเตือนหรือบล็อกก่อนออกเอกสารหากเกินงบ |
การจัดการข้อมูลผู้ขาย | กระจัดกระจาย หาประวัติการเสนอราคาหรือสัญญาเก่ายาก | บริหารซัพพลายเออร์ได้ในที่เดียว เก็บประวัติ ผลงาน และราคาไว้ในระบบ |
จริง ๆ แล้วการเปลี่ยนมาเป็นระบบจัดซื้อออนไลน์ไม่ได้ยุ่งยากซับซ้อนอย่างที่คิด เพียงแต่ต้องวางแผนแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจนตั้งแต่แรก เพื่อให้พนักงานปรับตัวได้ทันกับระบบและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับขั้นตอนการนำระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์มาใช้มีดังนี้
เริ่มต้นให้คุณสำรวจกระบวนการทำงานจริงภายในองค์กร เพื่อค้นหาจุดที่เป็นคอขวด เช่น เอกสารอนุมัติติดขัดที่ใคร การตรวจสอบงบประมาณที่ล่าช้า หรือปัญหาเอกสารสูญหาย การระบุปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่ต้นจะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดขอบเขตความต้องการ และเลือกฟีเจอร์ของระบบใหม่ที่เข้ามาแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด
หลังจากนั้นให้รวบรวมข้อมูลสายงานการเซ็นอนุมัติของทุกแผนกให้เป็นรูปธรรม ทั้งลำดับขั้นการอนุมัติ เพดานวงเงินของผู้อนุมัติแต่ละระดับ รวมถึงเงื่อนไขพิเศษเฉพาะของสินค้าบางหมวดหมู่ แล้วนำข้อมูลเหล่านี้ไปตั้งค่าเป็นเงื่อนไขอัตโนมัติในระบบ เพื่อลดความสับสนและป้องกันการอนุมัติข้ามสายงาน
ศึกษาและคัดเลือกระบบ e-Procurement ที่ยืดหยุ่น รองรับการใช้งานผ่านอุปกรณ์มือถือ และที่สำคัญต้องเชื่อมต่อกับระบบเดิมที่มีอยู่ได้ดี โดยเฉพาะถ้าบริษัทของคุณมีระบบ ERP หรือระบบบัญชีที่ซับซ้อน นอกจากนี้ ควรพิจารณาผู้ให้บริการที่มีทีมงานคอยดูแลคุณในทุกขั้นตอน ตั้งแต่แรกเริ่มให้บริการ แนะนำวิธีการใช้งาน รวมถึงให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการพัฒนาและปรับปรุงระบบต่าง ๆ ให้เข้ากับระบบการทำงานในองค์กรของคุณ
เมื่อได้ระบบ E-Procurement ที่ตอบโจทย์องค์กรของคุณแล้ว ให้ลิสต์รายชื่อผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่มีอยู่ นำมาทำความสะอาดข้อมูล จัดหมวดหมู่สินค้า พร้อมรวบรวมประวัติการสั่งซื้อ สัญญาข้อตกลง และเงื่อนไขการชำระเงิน ก่อนจะนำเข้าฐานข้อมูลกลางของระบบใหม่ เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อเรียกดูและดึงข้อมูลไปใช้งานต่อได้ทันที
ขั้นตอนสุดท้าย ควรจัดประชุมกับทีมงานทุกคนเพื่อสร้างความเข้าใจ ปรับ Mindset และทำให้พนักงานเห็นประโยชน์ที่จะได้จากการใช้ระบบใหม่ รวมถึงจัดอบรมวิธีการใช้งานอย่างละเอียด โดยเริ่มจากการทดลองใช้กับบางแผนกเพื่อทดสอบระบบและเก็บ Feedback มาปรับแก้ก่อน หากเห็นผลเป็นรูปธรรมแล้วค่อยเปิดใช้งานเต็มรูปแบบทั้งองค์กร
ทั้งนี้ หากคุณเริ่มเห็นแล้วว่า งานจัดซื้อจัดจ้างยังผูกติดอยู่กับกระดาษและสายอนุมัติที่ล่าช้า ถึงเวลาแล้วที่จะเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบด้วย WOLF Smart Procurement ซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ (Paperless) ที่ถูกคิดและออกแบบมาเพื่อบริบทองค์กรไทยโดยเฉพาะ เปลี่ยนกระบวนการที่เคยยุ่งยากให้ง่ายเพียงปลายนิ้ว ตั้งแต่การตั้งงบประมาณ ออกใบ PR/PO ไปจนถึงระบบ Procure to Pay (P2P) ให้มาอยู่บน Cloud Technology ที่สามารถอนุมัติผ่านมือถือได้ทันที พร้อมรองรับ e-Signature ตามกฎหมาย ตอบโจทย์ทั้งเรื่องความรวดเร็ว ความแม่นยำ และความคุ้มค่าในระยะยาว
ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม: เปลี่ยนงานจัดซื้อให้เป็นเรื่องง่ายด้วย WOLF Smart Procurement
ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาด ตั้งแต่ SME ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ หรือโรงงานอุตสาหกรรม โดยเฉพาะองค์กรที่มีปัญหาเรื่องกระบวนการอนุมัติเอกสารล่าช้า เอกสารหล่นหายบ่อย หรือฝ่ายจัดซื้อต้องเสียเวลาจัดการงานเอกสารกระดาษจำนวนมากในแต่ละเดือน
สามารถใช้งานร่วมกันได้ เพราะระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ส่วนใหญ่ถูกออกแบบมาให้เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีเดิมขององค์กรได้อยู่แล้ว เวลาที่เอกสารสั่งซื้อผ่านการอนุมัติมาแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปตั้งหนี้หรือบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติทันที ฝ่ายบัญชีไม่ต้องเสียเวลามานั่งคีย์ข้อมูลซ้ำอีกรอบ แถมยังช่วยตัดปัญหาข้อมูลตัวเลขไม่ตรงกันระหว่างแผนกอีกด้วย
มีผลบังคับใช้ตามกฎหมายแน่นอน หากระบบรองรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้เอกสารสั่งซื้อ (PO) หรือเอกสารอนุมัติต่าง ๆ ในระบบมีความน่าเชื่อถือและใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้เทียบเท่ากระดาษจริง
ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและความซับซ้อนของสายงานอนุมัติ หากเป็นระบบ Cloud ที่มีแบบฟอร์มมาตรฐาน จะใช้เวลาเตรียมข้อมูล ตั้งค่าระบบ และอบรมพนักงานไม่กี่สัปดาห์ ก็เริ่มใช้งานระบบได้ทันที
