e-Signature คืออะไร ตอบโจทย์อย่างไรในยุค WFH ?

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ด้วย e-Signature คือตัวช่วยแห่งยุค WFH

เมื่อการทำงานผ่านระบบ Digital เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในโลกธุรกิจเร็วกว่าที่ทุกคนคาดเดา ทำให้ในปัจจุบันนี้มีหลาย ๆ องค์กรเริ่มปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบ Remote Working หรือทำงานระยะไกลมากขึ้น จนเรียกได้ว่าเป็นปรากฏการณ์ Globalization หรือโลกาภิวัตน์ ที่เชื่อมโยงทั้งโลกเข้าด้วยกันผ่านความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ประกอบกับสถานการณ์โรคระบาดร้ายแรง COVID-19 ในช่วงปลายปี 2019 เป็นต้นมา ที่เป็นตัวกระตุ้น เร่งให้รูปแบบการทำงานแห่งโลกอนาคตอย่าง Remote Working เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของทุกคน

ด้วยเหตุนี้ ทำให้โลกธุรกิจได้รับผลกระทบและต้องปรับตัว จนมีนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยให้การดำเนินงานให้เป็นไปอย่างสะดวก ง่ายดาย เพิ่มประสิทธิภาพ พร้อมทั้งเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จได้มากขึ้น โดยหนึ่งในนวัตกรรมแห่งแวดวงธุรกิจที่มาแรง และก้าวมาเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยผลักดันองค์กรก็คือ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ผ่านระบบ e-Signature

แล้วข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ที่ถูกนำมาใช้ในระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร มีกระบวนการที่สามารถรองรับกับการเปลี่ยนแปลงของการทำงานภายในองค์กรได้อย่างไรบ้าง บทความนี้มีคำตอบ

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คืออะไร ?

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ด้วย e-Signature คือ ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งภายในองค์กร สำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้องค์กรสามารถจัดการเอกสาร ดำเนินการด้านการเซ็นอนุมัติเอกสารได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านระบบออนไลน์ ซึ่ง e-Signature หรือระบบลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่ได้รับการยอมรับตามพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้แทนการลงนามจริงได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายไทย

โปรแกรมนี้ช่วยให้คุณจัดการระบบเอกสารภายในองค์กรได้ครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติงาน การจัดเก็บ จำแนก และค้นคว้าข้อมูลในองค์กร ทั้งยังช่วยส่งเสริมการจัดการภายในองค์กรให้มี Workflow ที่สามารถตรวจสอบและติดตามการทำงานได้ง่าย ตลอดจนช่วยสรุปงานต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น และยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ อีกมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

ข้อดีของ ‘ซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์’

ข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ คือการช่วยแก้ปัญหาความล่าช้า และหยุดชะงักของกระบวนการทำงาน ที่เกิดจากความล่าช้าในกระบวนการจัดการเอกสาร บวกกับผู้บริหารตำแหน่งต่าง ๆ มักมีภารกิจ และหน้าที่มากมายทำให้บางครั้งอาจไม่มีเวลามากพอในการอ่าน และเซ็นเอกสารเพื่ออนุมัติทุกวัน ทำให้กระบวนการขอการอนุมัติเอกสารไม่สะดวก และไม่รวดเร็วเท่าที่ควร ทำให้โครงการต่าง ๆ ต้องหยุดชะงักเพียงเพราะต้องรอลายเซ็นในการดำเนินงาน

โดยข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์สามารถสรุปได้ ดังนี้

1. ยกระดับงานเอกสารเนื่องจากทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless

การทำงานในระบบเก่า จะต้องพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งมีข้อจำกัดและความสิ้นเปลืองมากมาย ไม่ว่าจะเป็น การแบกรับต้นทุนของอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการขนส่งเอกสาร การเสื่อมสลาย การสูญหาย ความปลอดภัยในการเข้าถึง ความยากในการสืบค้นเมื่อจัดเก็บเป็นจำนวนมาก ฯลฯ แต่ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์สามารถจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ บน Cloud Technology ซึ่งเป็นระบบไร้กระดาษที่สามารถจบปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นได้

2. ลดระยะเวลา เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

เนื่องจากซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ในรูปแบบ e-Signature คืออีกหนึ่งระบบที่เอื้อต่อการสื่อสารอย่างรวดเร็ว เช่น การส่งหรือตอบกลับงาน การยื่นขออนุมัติ ฯลฯ ทำให้ลดเวลาในการทำงานลงไปได้อย่างมาก และสามารถตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา ทำให้ลดความผิดพลาดที่จะเกิดกับงานได้ รวมถึงสามารถลงลายเซ็นเพื่ออนุมัติเอกสารทางออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา

นอกจากนั้น การใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ยังเหมาะกับการทำงานบนระบบออนไลน์ในยุคดิจิทัล เพราะยุคนี้เป็นยุคที่ใคร ๆ ก็พูดถึงคำว่า ‘Empathy’ หรือความเห็นอกเห็นใจผู้อื่น ซึ่งกลายมาเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติหลักของผู้นำในปัจจุบัน ที่จะต้องพยายามเข้าอกเข้าใจเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือทุกคนที่ต้องทำงานด้วยเพื่อจะได้นำไปสู่การเรียนรู้และเข้าใจถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อเนื้องานมากขึ้น ช่วยสร้างบรรยากาศของความเป็นมิตรในการทำงาน ลดช่องว่างของอำนาจ เพิ่มพื้นที่ของการพูดคุยแลกเปลี่ยน อันจะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีได้นั่นเอง

ดังนั้น วิธีที่สามารถนำวิสัยทัศน์ดังกล่าวมาปรับใช้ได้อย่างเป็นรูปธรรมก็คือการทำงานบนระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ จึงเป็นตัวช่วยชั้นดีที่ทำให้เข้าใจกระบวนการทำงานของทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องได้มากยิ่งขึ้น เพราะทุกคนต้องทำงานบนระบบออนไลน์เป็นหลัก และยังรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นโน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต สมาร์ตโฟน ฯลฯ จึงสามารถเข้าถึงการทำงานได้จากทุกที่โดยไม่จำเป็นว่าต้องอยู่ที่ออฟฟิศเท่านั้น

อยากเริ่มต้นใช้ระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องทำยังไง ?

หากองค์กรใดสนใจอยากนำระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบ Work From Home หรือ Remote Working แต่ไม่รู้ว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร หรือเลือกแอปพลิเคชันอนุมัติเอกสารออนไลน์เจ้าไหนดี สามารถใช้แนวทางเหล่านี้ในการเลือก และเริ่มต้นใช้งานระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เลย

• เลือกซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ โดยพิจารณาจากฟีเจอร์ของระบบ, ความปลอดภัยของระบบ, การรองรับมาตรฐานอุตสาหกรรมที่องค์กรคุณต้องการ และงบประมาณที่มี
• วางแผนและกำหนดขอบเขตของระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบุประเภทของเอกสารที่ต้องการนำเข้าสู่ระบบ กระบวนการอนุมัติเอกสาร รวมถึงผู้มีสิทธิ์อนุมัติ และข้อกำหนดอื่น ๆ
• ติดตั้ง และปรับแต่งระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามความต้องการขององค์กร โดยการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงให้กับผู้ใช้งาน และกำหนดนโยบายความปลอดภัยที่เหมาะสม
• อบรมพนักงานให้คุ้นเคยกับการใช้งานระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ โดยอาจจัดทำคู่มือการใช้งานและจัดตั้งหน่วยสนับสนุนต่าง ๆ
• ทดสอบระบบอย่างถี่ถ้วนก่อนการนำมาใช้งานจริง โดยต้องมีแผนสำรองข้อมูล และแผนการกู้คืนระบบในกรณีเกิดปัญหาด้วย

หากคุณกำลังมองหาระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ และแอปพลิเคชันอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่รู้ว่าเลือกเจ้าไหนดี หรือไม่รู้ว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร ที่ WOLF เราพร้อมให้บริการระบบเซ็นเอกสารออนไลน์แบบครบวงจร ช่วยให้องค์กรของคุณทำงานอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น สอบถามข้อมููลเพิ่มเติมได้ที่เบอร์ 02-634-4409, 099-247-8801 และ LINE Official @techconsbiz

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

Q : e-Signature คืออะไร ?

A : e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือการลงลายมือชื่อในรูปแบบดิจิทัลที่ใช้แทนการเซ็นด้วยปากกา มีการเข้ารหัสและยืนยันตัวตนผู้ลงนามตามกฎหมาย ช่วยให้การอนุมัติเอกสารออนไลน์มีความน่าเชื่อถือ ปลอดภัย และถูกต้องตามกฎหมาย

Q : ข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์มีอะไรบ้าง ?

A : ซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ช่วยให้การทำงานสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย ลดการใช้กระดาษ จัดเก็บเอกสารบนระบบ Cloud ค้นหาเอกสารได้ง่าย ลดต้นทุนการจัดเก็บ และติดตามประวัติการอนุมัติได้อย่างโปร่งใส เหมาะกับการทำงานแบบ Work From Home หรือ Remote Working

Q : ต้องการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำอย่างไร ?

A : การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ผ่าน WOLF Approve ที่รองรับ e-Signature เพียงเข้าสู่ระบบ ตรวจสอบเอกสาร และกดอนุมัติหรือลงลายเซ็นดิจิทัลได้ทันที ช่วยลดขั้นตอนการใช้เอกสารกระดาษ เพิ่มความรวดเร็ว และตรวจสอบติดตามงานได้จากทุกที่ทุกเวลา

Q : อยากใช้แอปพลิเคชันอนุมัติเอกสารออนไลน์ควรเลือกเจ้าไหนดี ?

A : ควรเลือกแอปที่มีระบบรักษาความปลอดภัยสูง รองรับการใช้งานหลายอุปกรณ์ ใช้งานง่าย และเชื่อมต่อกับ Workflow ภายในองค์กรได้ เช่น การอนุมัติใบเสนอราคา สัญญา หรือเอกสารธุรกิจอื่น ๆ เพื่อให้องค์กรทำงานได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ซึ่ง WOLF พร้อมให้บริการในทุกข้อที่กล่าวมาข้างต้น

Q : e-Signature ถูกกฎหมายในประเทศไทยหรือไม่ ?

A : e-Signature ได้รับการยอมรับตามพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้แทนการลงนามจริงได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย และมีผลบังคับใช้ในเอกสารธุรกิจ

Q : e-Signature ต่างจาก Digital Signature อย่างไร ?

A : e-Signature คือการลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป ส่วน Digital Signature เป็นการเข้ารหัสด้วยโครงสร้าง Public Key Infrastructure (PKI) ที่เพิ่มความปลอดภัยและตรวจสอบย้อนกลับได้ ซึ่งหลายซอฟต์แวร์ e-Signature ในปัจจุบันรองรับทั้งสองรูปแบบ

Q : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์สามารถใช้งานผ่านมือถือได้หรือไม่ ?

A : สามารถอนุมัติเอกสารผ่าน Mobile Application หรือ Web Browser บนอุปกรณ์พกพาได้สะดวก เหมาะกับผู้บริหารและพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศหรือ Work From Home

Q : ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่ ?

A : ปลอดภัย เนื่องจากระบบใช้การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) การยืนยันตัวตน และการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน เพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารถูกแก้ไขหรือเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต